Tanda tangan akta notaris pada prinsipnya dilakukan segera setelah pembacaan akta oleh penghadap, saksi, dan notaris. Sebelum tahap tersebut, identitas dan kedudukan pihak perlu diperiksa, isi akta harus dipahami, dan persyaratan formal sesuai jenis akta harus dipenuhi.
Apabila seorang penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan, undang-undang mengatur pengecualian dengan kewajiban menyebutkan alasan dan mencatatnya secara tegas pada akhir akta. Karena itu, proses penandatanganan bukan sekadar menuliskan nama pada dokumen.
Bagi pemilik usaha dan investor di Bali, perhatian utama sebaiknya diarahkan pada siapa yang bertindak, atas dasar kewenangan apa, dokumen mana yang ditandatangani, serta bagaimana proses tersebut dinyatakan dalam akta.
Bagaimana Urutan Tanda Tangan Akta Notaris?
Urutan dasarnya dimulai dari pemeriksaan penghadap dan dokumen, dilanjutkan dengan pelaksanaan proses pembacaan yang berlaku, kemudian penandatanganan sesuai ketentuan jabatan notaris.
Menurut JDIH BPK, Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 mengubah Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris dan tercatat berstatus berlaku.
Menurut Pasal 44 ayat (1) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, segera setelah akta dibacakan, akta ditandatangani oleh setiap penghadap, saksi, dan notaris, kecuali apabila terdapat penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangan dengan menyebutkan alasannya.
Ketentuan ini menjelaskan hubungan langsung antara tahap pembacaan dan penandatanganan. Namun, detail pelaksanaan harus tetap mempertimbangkan jenis akta, pengecualian pembacaan yang diatur undang-undang, serta keadaan masing-masing penghadap.
Sebelum membubuhkan tanda tangan, periksa apakah versi yang akan ditandatangani merupakan versi akhir yang sudah sesuai dengan kehendak dan dokumen pendukung.
Pemeriksaan Identitas dan Kewenangan Penghadap
Identitas penghadap dan kewenangannya merupakan dasar pemeriksaan penting karena satu orang dapat bertindak atas nama dirinya sendiri atau mewakili pihak lain.
Berdasarkan Pasal 39 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, penghadap harus memenuhi ketentuan mengenai usia atau status perkawinan, kecakapan melakukan perbuatan hukum, pengenalan identitas oleh notaris, dan pengungkapan kedudukan atau kewenangannya dalam akta.
Untuk persiapan praktis, cocokkan nama serta informasi identitas dalam rancangan akta dengan dokumen yang digunakan. Jika terdapat perbedaan nama, ejaan, atau kedudukan, sampaikan sebelum penandatanganan.
Penghadap Bertindak untuk Diri Sendiri
Jika penghadap bertindak atas namanya sendiri, pemeriksaan dapat dimulai dari dokumen identitas, kemampuan bertindak, dan hubungan antara identitas tersebut dengan tindakan hukum yang akan dilakukan.
Misalnya, seseorang menandatangani akta perjanjian atas nama pribadi. Pastikan bahwa nama yang tercantum sesuai dengan identitas yang digunakan dan bahwa kapasitasnya dalam akta tidak keliru dinyatakan sebagai wakil perusahaan.
Jika penghadap merupakan warga negara asing, periksa kesesuaian identitas dalam paspor atau dokumen lain yang relevan. Perbedaan nama lama dan nama baru memerlukan penjelasan berdasarkan bukti, bukan sekadar asumsi bahwa keduanya milik orang yang sama.
Penghadap Bertindak Mewakili Perusahaan
Ketika direktur atau kuasa menandatangani untuk perusahaan, pertanyaan utamanya bukan hanya siapa orang tersebut, tetapi apakah ia mempunyai dasar kewenangan untuk tindakan yang akan dilakukan.
Siapkan dokumen perusahaan yang relevan, informasi kedudukan pengurus, dan surat kuasa jika tindakan dilakukan berdasarkan kuasa. Jenis dokumen yang diperlukan harus disesuaikan dengan sifat tindakan hukum dan ketentuan perseroan.
Jangan menyimpulkan kewenangan hanya dari jabatan yang dicantumkan dalam kartu nama, surel, atau struktur organisasi internal. Notaris perlu memeriksa dasar hukum dan dokumen yang mendukung kedudukan penghadap.
Kehadiran Saksi dalam Penandatanganan Akta
Saksi dalam pembuatan akta notaris tidak boleh diperlakukan sebagai formalitas yang terlepas dari persyaratan hukum. Keberadaan dan kelayakan saksi merupakan bagian dari pemeriksaan prosedural.
Menurut Pasal 40 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, pembacaan akta dihadiri paling sedikit dua saksi kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan, dan para saksi harus memenuhi persyaratan yang disebutkan dalam pasal tersebut.
Persyaratan tersebut berkaitan antara lain dengan kecakapan hukum, pemahaman bahasa akta, kemampuan membubuhkan tanda tangan dan paraf, serta batasan hubungan keluarga dengan notaris maupun para pihak.
Penghadap tidak perlu memilih sendiri setiap saksi jika pengaturannya menjadi bagian dari proses notaris, tetapi dapat menanyakan apakah persyaratan saksi dan proses penandatanganan telah disiapkan sesuai jenis akta.
Bagaimana Jika Penghadap Tidak Dapat Menandatangani?
Tidak semua keadaan ketika seseorang tidak dapat membubuhkan tanda tangan harus diselesaikan dengan memaksa orang tersebut menandatangani dokumen. Undang-undang menyediakan pengaturan khusus yang harus diterapkan sesuai fakta.
Berdasarkan Pasal 44 ayat (2) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, alasan penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan harus dinyatakan secara tegas pada akhir akta.
Jika kesulitan terjadi karena keadaan fisik atau hambatan lain, sampaikan keadaan sebenarnya kepada notaris. Jangan membuat alasan yang tidak sesuai fakta, membiarkan pihak lain menandatangani tanpa dasar, atau menganggap tanda tangan dapat dilewati tanpa pencatatan.
Perlu dibedakan pula antara tidak dapat membubuhkan tanda tangan dan tidak bersedia menandatangani karena belum menyetujui isi akta. Kedua keadaan tersebut tidak sepatutnya diperlakukan sebagai persoalan yang sama.
Apabila penghadap belum menyetujui isi suatu tindakan hukum, masalah persetujuan harus diselesaikan terlebih dahulu. Pengecualian administratif bagi ketidakmampuan menandatangani bukan mekanisme untuk menggantikan kehendak pihak.
Tanda Tangan dan Sidik Jari pada Minuta Akta
Tanda tangan dan sidik jari mempunyai fungsi berbeda dalam kerangka ketentuan kenotariatan. Keduanya tidak boleh otomatis dipertukarkan tanpa memeriksa dasar hukumnya.
Dalam Pasal 16 ayat (1) huruf c Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, notaris diwajibkan melekatkan surat dan dokumen serta sidik jari penghadap pada minuta akta.
Ketentuan tersebut berbeda dari Pasal 44 yang mengatur penandatanganan dan kondisi penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan.
Oleh karena itu, jangan langsung menganggap penggunaan sidik jari menggantikan seluruh persyaratan penandatanganan atau pencatatan alasan. Notaris perlu menilai penerapan aturan berdasarkan keadaan yang sebenarnya.
Bagi penghadap, langkah yang bermanfaat adalah meminta penjelasan mengenai dokumen yang harus dilampirkan, tindakan yang dilakukan pada minuta, dan proses yang akan dicatat dalam akta.
Hal yang Harus Diperiksa Sebelum Menandatangani
Matriks berikut dapat digunakan sebagai daftar pemeriksaan praktis sebelum menghadiri proses tanda tangan akta notaris.
| Kondisi | Pemeriksaan utama | Tindakan awal |
|---|---|---|
| Identitas sesuai | Nama dan data cocok dengan dokumen | Lanjutkan pemeriksaan isi |
| Nama atau data berbeda | Ada ketidaksesuaian identitas | Sampaikan kepada notaris |
| Bertindak untuk perusahaan | Dasar kewenangan dan kedudukan tersedia | Siapkan dokumen pendukung |
| Isi akta belum dipahami | Klausul dan akibat tindakan belum jelas | Minta penjelasan sebelum tanda tangan |
| Penghadap tidak dapat menandatangani | Penyebab ketidakmampuan harus diketahui | Jelaskan keadaan dan minta pemeriksaan prosedur |
| Saksi belum siap | Kehadiran atau syarat saksi perlu diperiksa | Konfirmasi pengaturan kepada notaris |
| Versi rancangan berubah | Isi akhir berbeda dari rancangan lama | Baca dan periksa versi terbaru |
Selain tabel tersebut, periksa angka, tanggal, jangka waktu, identitas pihak, kedudukan penandatangan, serta pokok tindakan hukum. Tidak semua akta memuat unsur pembayaran atau jangka waktu, sehingga daftar perlu disesuaikan dengan jenis pekerjaan.
Jika penghadap tidak memahami bahasa dokumen, kebutuhan penerjemahan atau penjelasan juga harus disampaikan sebelum penandatanganan. Pembacaan formal tidak selalu cukup apabila arti isi akta belum dipahami.
Contoh Penandatanganan Akta Perusahaan oleh Investor Asing
Sebagai ilustrasi, seorang investor asing akan menandatangani akta yang berkaitan dengan kepentingannya dalam suatu perusahaan di Bali. Investor tersebut menghadiri pertemuan bersama pengurus perusahaan dan notaris.
Sebelum proses dimulai, investor perlu memastikan bahwa identitas pada dokumen dan rancangan akta sesuai. Jika ia bertindak atas nama perusahaan, dasar kedudukannya harus dapat dijelaskan.
Kemudian, investor memeriksa pokok tindakan hukum serta versi akhir akta. Jika terdapat klausul yang belum dipahami, ia meminta penjelasan sebelum tanda tangan.
Misalnya investor mengalami kendala fisik sehingga tidak dapat membubuhkan tanda tangan. Keadaan ini harus disampaikan apa adanya agar notaris dapat menilai penerapan Pasal 44 serta pencatatan alasan pada akhir akta.
Apabila akta dibuat dalam bahasa asing menurut ketentuan yang relevan, terdapat persyaratan tambahan mengenai proses penerjemahan dan penandatanganan.
Menurut Pasal 44 ayat (3) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, akta yang dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) ditandatangani oleh penghadap, notaris, saksi, dan penerjemah resmi.
Ketentuan Pasal 44 ayat (4) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 mensyaratkan pencatatan proses pembacaan, penerjemahan atau penjelasan, dan penandatanganan secara tegas pada akhir akta dalam keadaan yang diatur.
Contoh tersebut menunjukkan pentingnya membedakan identitas, kewenangan, pemahaman isi, dan pelaksanaan tanda tangan. Kendala pada satu unsur tidak selalu dapat diselesaikan melalui tindakan yang ditujukan untuk unsur lain.
Apa Risiko Jika Prosedur Penandatanganan Tidak Dipenuhi?
Persyaratan tanda tangan memiliki konsekuensi hukum karena berkaitan dengan bentuk dan kekuatan pembuktian akta notaris.
Berdasarkan Pasal 44 ayat (5) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, pelanggaran terhadap ketentuan ayat (1) sampai dengan ayat (4) mengakibatkan akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, serta bunga kepada notaris.
Ketentuan ini tidak berarti setiap persoalan tanda tangan secara otomatis membatalkan seluruh hubungan hukum yang menjadi latar belakang akta. Akibat konkret harus dinilai menurut jenis pelanggaran, bentuk dokumen, serta fakta pembuatan akta.
Apabila dugaan kesalahan ditemukan setelah proses selesai, pihak berkepentingan sebaiknya mengumpulkan salinan dokumen, menjelaskan kronologi, dan meminta penilaian profesional. Jangan mengubah dokumen yang telah ditandatangani secara sepihak.
Untuk mencegah persoalan, pemeriksaan sebelum penandatanganan jauh lebih berguna daripada sekadar mengandalkan pembetulan setelah timbul perselisihan.
Sebelum masuk ke urutan tanda tangan, pahami ketentuan pembacaan akta notaris karena persetujuan atas naskah akhir perlu ditempatkan dalam prosedur yang sesuai.
Kesimpulan
Tanda tangan akta notaris merupakan tahap formal yang berkaitan erat dengan identitas penghadap, kewenangan bertindak, kehadiran saksi, pembacaan akta, dan pencatatan proses.
Pada prinsipnya, penghadap, saksi, dan notaris menandatangani setelah akta dibacakan. Jika penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan, alasannya harus dinyatakan secara tegas pada akhir akta sesuai ketentuan. Sebelum menandatangani, pastikan identitas benar, kewenangan jelas, isi sesuai dengan kehendak, dan semua kendala disampaikan kepada notaris.
Konsultasikan Persiapan Tanda Tangan Akta Notaris
Jika Anda sedang mempersiapkan akta perusahaan atau dokumen perjanjian bisnis di Bali, Bali Legal ID dapat menjadi titik awal konsultasi mengenai kebutuhan dokumen dan layanan notaris yang relevan.
Siapkan identitas pihak, dokumen kewenangan, rancangan akta, serta informasi mengenai kendala penandatanganan atau bahasa. Penerapan prosedur formal tetap perlu dikonfirmasi kepada notaris yang menangani akta.
Untuk membahas dokumen dan langkah yang sesuai dengan kebutuhan Anda, lihat layanan notaris untuk pemeriksaan dan persiapan akta dan siapkan berkas yang relevan sebelum konsultasi.
Baca Juga: / Read More: Persiapan Konsultasi Notaris untuk Transaksi Bisnis dan Properti
FAQ tanda tangan akta notaris
Siapa yang harus menandatangani akta notaris?
Pasal 44 ayat (1) Undang-Undang Jabatan Notaris mengatur penandatanganan oleh penghadap, saksi, dan notaris segera setelah pembacaan, dengan pengecualian apabila penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan dan menyebutkan alasannya.
Bagaimana jika penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan?
Keadaan tersebut harus disampaikan kepada notaris. Pasal 44 ayat (1) dan ayat (2) mengatur pengecualian ketika penghadap tidak dapat membubuhkan tanda tangan dengan menyebutkan alasan yang harus dinyatakan secara tegas pada akhir akta.
Apakah sidik jari otomatis menggantikan tanda tangan?
Tidak boleh langsung diasumsikan demikian. Pasal 16 ayat (1) huruf c mengatur pelekatan sidik jari pada minuta akta, sedangkan Pasal 44 mengatur penandatanganan dan pencatatan alasan ketidakmampuan menandatangani. Penerapan pada keadaan konkret harus dinilai notaris.
Apakah saksi wajib hadir saat proses akta?
Pasal 40 Undang-Undang Jabatan Notaris mengatur kehadiran paling sedikit dua saksi pada pembacaan akta, kecuali peraturan perundang-undangan menentukan lain. Persyaratan saksi juga perlu dipenuhi sesuai jenis akta.
Apa akibatnya jika prosedur penandatanganan dilanggar?
Pasal 44 ayat (5) mengatur konsekuensi terhadap kekuatan pembuktian akta dan kemungkinan tuntutan tertentu oleh pihak yang dirugikan apabila ketentuan yang disebutkan dilanggar. Akibat suatu kasus memerlukan pemeriksaan hukum dan fakta, bukan kesimpulan otomatis bahwa seluruh perbuatan hukum batal.