Pembacaan akta merupakan bagian penting dalam proses pembuatan akta notaris. Pada prinsipnya, notaris berkewajiban membacakan akta di hadapan penghadap dengan kehadiran saksi yang ditentukan. Namun, undang-undang juga mengatur pengecualian bersyarat apabila penghadap telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isi akta.
Pengecualian tersebut tidak berarti seluruh bagian akta boleh dilewati. Beberapa bagian tetap harus dibacakan, dan prosesnya harus memenuhi persyaratan formal. Bagi pemilik usaha dan investor di Bali, memahami aturan ini membantu mempersiapkan pemeriksaan dokumen sebelum penandatanganan.
Apakah Akta Notaris Wajib Dibacakan?
Pada prinsipnya, ya. Pembacaan merupakan kewajiban notaris yang diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, kecuali berlaku pengecualian dengan syarat yang telah ditentukan.
Menurut Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, notaris berkewajiban membacakan akta di hadapan penghadap dengan kehadiran paling sedikit dua saksi, atau empat saksi khusus untuk pembuatan akta wasiat di bawah tangan, serta melakukan penandatanganan pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris.
Ketentuan tersebut harus dibaca bersama pengaturan mengenai pengecualian pembacaan dalam pasal yang sama. Karena itu, pernyataan bahwa semua akta tanpa kecuali selalu harus dibacakan seluruhnya tidak menggambarkan pengaturan secara lengkap.
Sebaliknya, pernyataan bahwa pembacaan dapat dilewati hanya karena penghadap terburu-buru juga tidak tepat. Pengecualian mempunyai syarat yang harus dipenuhi.
Mengapa Pembacaan Akta Penting?
Pembacaan memberikan kesempatan bagi penghadap untuk memeriksa kesesuaian akta dengan kehendak dan dokumen yang telah disiapkan. Dalam transaksi bisnis, ketidaksesuaian dapat menyangkut identitas pihak, kedudukan penandatangan, nilai transaksi, jangka waktu, atau isi kewajiban.
Contohnya, pemegang saham yang akan menandatangani akta perubahan perusahaan perlu memastikan bahwa informasi mengenai pihak dan tindakan hukum yang dicatat memang sesuai dengan keputusan serta dokumen pendukung.
Pembacaan bukan pengganti pemeriksaan dokumen. Penghadap tetap sebaiknya membaca rancangan, meminta penjelasan terhadap klausul yang belum jelas, dan menyampaikan ketidaksesuaian sebelum tanda tangan.
Jika suatu klausul terasa berbeda dari pembahasan sebelumnya, penghadap perlu mengklarifikasinya saat proses masih berlangsung. Jangan mengandalkan asumsi bahwa redaksi yang sudah dicetak pasti sesuai dengan persetujuan semua pihak.
Kapan Pembacaan Akta Boleh Tidak Dilakukan?
Undang-undang memberikan pengecualian terhadap kewajiban pembacaan secara keseluruhan apabila penghadap menghendaki agar akta tidak dibacakan dan telah memahami isi yang dibacanya sendiri. Pengecualian ini harus memenuhi persyaratan formal tambahan.
Berdasarkan Pasal 16 ayat (7) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, pembacaan akta tidak wajib dilakukan jika penghadap menghendaki agar akta tidak dibacakan karena telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isinya, dengan ketentuan keadaan tersebut dinyatakan dalam penutup akta dan setiap halaman minuta diparaf oleh penghadap, saksi, serta notaris.
Artinya, sekadar mengatakan bahwa rancangan sudah pernah dikirim melalui surel tidak cukup untuk menyimpulkan bahwa seluruh persyaratan pengecualian telah terpenuhi.
Penghadap Telah Membaca Sendiri dan Memahami Isi Akta
Pengecualian berangkat dari keadaan ketika penghadap telah membaca sendiri serta mengetahui dan memahami isi dokumen. Memiliki salinan rancangan berbeda dari benar-benar memahami substansi yang akan ditandatangani.
Misalnya, seorang investor telah menerima rancangan akta perusahaan beberapa hari sebelumnya. Ia telah memeriksa identitas, tindakan hukum, dan informasi penting lainnya. Jika masih ada istilah yang belum dipahami, bagian tersebut sebaiknya diklarifikasi meskipun rancangan sudah dibaca.
Penghadap tidak sepatutnya menyatakan telah memahami isi akta apabila masih terdapat pertanyaan mendasar yang belum dijawab. Pengecualian pembacaan bukan sarana untuk menghilangkan kesempatan memahami tindakan hukum.
Pernyataan Penutup Akta dan Paraf Setiap Halaman Minuta
Pengecualian juga memiliki aspek dokumentasi. Pernyataan mengenai tidak dilakukannya pembacaan berdasarkan keadaan yang diatur harus dicantumkan pada penutup akta, dengan paraf pada setiap halaman minuta oleh pihak yang ditentukan undang-undang.
Bagi penghadap, hal yang penting adalah memahami mengapa prosedur tersebut digunakan dan memastikan proses dilakukan oleh notaris sesuai ketentuan. Penghadap tidak perlu mengarang bentuk pernyataan sendiri karena redaksi formal akta menjadi tanggung jawab pejabat yang membuatnya.
Apabila terdapat perubahan isi rancangan pada tahap akhir, penghadap sebaiknya memastikan bahwa versi yang diparaf dan ditandatangani merupakan dokumen yang benar-benar telah diperiksa.
Bagian Akta yang Tetap Wajib Dibacakan
Pengecualian tidak menghapus seluruh kewajiban pembacaan. Undang-undang tetap mempertahankan pembacaan bagian tertentu meskipun penghadap telah membaca sendiri dan memahami isi akta.
Menurut Pasal 16 ayat (8) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, pengecualian tersebut tidak berlaku untuk pembacaan kepala akta, komparasi, penjelasan pokok akta secara singkat dan jelas, serta penutup akta.
Kepala akta memuat informasi pembukaan yang relevan terhadap akta. Komparasi berkaitan dengan identitas dan kedudukan pihak yang menghadap. Penjelasan pokok akta membantu memastikan inti tindakan yang dicatat diketahui, sedangkan penutup memuat informasi formal akhir.
Pembedaan ini penting karena penghadap mungkin mengira permintaan agar akta tidak dibacakan berarti tidak ada lagi pembacaan sama sekali. Pemahaman tersebut perlu diluruskan sebelum proses tanda tangan.
Apa yang Harus Diperiksa Sebelum Tanda Tangan?
Pemeriksaan praktis sebaiknya dilakukan berdasarkan jenis informasi dalam akta, bukan sekadar melihat bahwa semua halaman sudah tersedia.
| Bagian pemeriksaan | Pertanyaan penting | Langkah penghadap |
|---|---|---|
| Identitas | Apakah nama dan data pihak sesuai dokumen? | Sampaikan ketidaksesuaian |
| Kedudukan pihak | Apakah penandatangan mempunyai kewenangan yang benar? | Cocokkan dengan dokumen pendukung |
| Pokok tindakan | Apakah tindakan hukum sesuai kehendak pihak? | Minta penjelasan apabila belum jelas |
| Nilai dan pembayaran | Apakah angka dan mekanismenya sesuai? | Periksa kembali rincian yang disepakati |
| Jangka waktu | Apakah tanggal dan masa berlaku benar? | Klarifikasi perubahan yang belum tercatat |
| Klausul penting | Apakah akibat kewajiban dipahami? | Tanyakan istilah atau konsekuensinya |
| Penutup dan tanda tangan | Apakah proses formal sesuai keadaan? | Ikuti prosedur yang dijelaskan notaris |
Daftar ini adalah alat bantu pemeriksaan, bukan daftar klausul wajib yang harus muncul dalam setiap akta. Beberapa akta tidak memuat pembayaran atau jangka waktu kontraktual, sedangkan akta lain mempunyai ketentuan khusus yang perlu diperiksa lebih rinci.
Sebaiknya periksa versi akhir dokumen, terutama jika ada perubahan dibandingkan rancangan awal. Jika terdapat kesalahan pengetikan atau perubahan substansi yang belum disetujui, sampaikan sebelum penandatanganan.
Jika Penghadap Tidak Memahami Bahasa Akta
Pembacaan dan pemahaman bahasa merupakan masalah yang berhubungan, tetapi tidak identik. Akta dapat dibacakan secara formal namun penghadap tetap mengalami kesulitan memahami bahasanya.
Menurut Pasal 43 ayat (2) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, ketika penghadap tidak mengerti bahasa yang digunakan dalam akta, notaris wajib menerjemahkan atau menjelaskan isinya dalam bahasa yang dimengerti penghadap.
Dalam transaksi yang melibatkan investor asing, kebutuhan bahasa sebaiknya dijelaskan sebelum jadwal penandatanganan. Kemampuan berbicara dalam percakapan sehari-hari tidak selalu berarti seseorang memahami istilah hukum dan akibat suatu klausul.
Jika notaris tidak mampu menerjemahkan atau menjelaskan dalam bahasa yang dimengerti, mekanisme penerjemah resmi yang diatur undang-undang perlu diperhatikan.
Persoalan bahasa tersebut tidak boleh diselesaikan hanya dengan meminta penghadap menyatakan bahwa ia sudah membaca rancangan. Pemahaman nyata terhadap isi dan pemenuhan prosedur formal harus dinilai sesuai keadaan.
Apa Akibatnya Jika Prosedur Pembacaan Tidak Dipenuhi?
Kegagalan memenuhi persyaratan tertentu dapat berpengaruh terhadap kekuatan pembuktian akta. Karena itu, pembacaan tidak boleh diperlakukan hanya sebagai kebiasaan administratif yang dapat diabaikan tanpa konsekuensi.
Berdasarkan Pasal 16 ayat (9) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, jika salah satu syarat yang dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf m dan ayat (7) tidak dipenuhi, akta yang bersangkutan hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan.
Menurut Pasal 16 ayat (10) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, konsekuensi yang diatur pada ayat (9) tidak berlaku untuk pembuatan akta wasiat.
Ketentuan tersebut tidak boleh disederhanakan menjadi pernyataan bahwa semua masalah pembacaan otomatis membatalkan setiap hubungan hukum yang tercatat dalam akta. Penilaian akibat hukum harus mempertimbangkan jenis akta, ketentuan yang dilanggar, serta fakta proses pembuatannya.
Jika muncul dugaan pelanggaran setelah akta ditandatangani, pihak terkait perlu memeriksa dokumen, keterangan mengenai proses, dan akibat hukum yang relevan dengan bantuan profesional yang berwenang.
Contoh Pembacaan Akta dalam Transaksi Perusahaan
Sebagai ilustrasi, para pemegang saham suatu perusahaan di Bali akan menandatangani akta yang berkaitan dengan perubahan data perseroan. Rancangan akta telah dikirim untuk diperiksa sebelum pertemuan dengan notaris.
Pada hari penandatanganan, salah satu penghadap menyatakan telah membaca seluruh rancangan dan meminta agar isinya tidak dibacakan secara lengkap. Permintaan tersebut tidak otomatis berarti notaris boleh melewati seluruh pembacaan.
Pertama, perlu dipastikan apakah keadaan penghadap memenuhi persyaratan pengecualian menurut Pasal 16 ayat (7). Kedua, bagian-bagian yang disebut Pasal 16 ayat (8) tetap harus dibacakan. Ketiga, pencatatan dan paraf yang disyaratkan perlu dilaksanakan sesuai prosedur.
Apabila terdapat perbedaan antara rancangan yang dibaca sebelumnya dan versi akhir, penghadap sebaiknya memastikan isi terbaru telah dipahami sebelum melanjutkan.
Ketentuan Pasal 44 ayat (1) dan ayat (4) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 mengatur penandatanganan segera setelah pembacaan akta, dengan pengecualian yang ditentukan, serta pencatatan proses pembacaan, penerjemahan atau penjelasan, dan penandatanganan pada akhir akta.
Dalam Pasal 38 ayat (4) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, akhir atau penutup akta diatur memuat uraian pembacaan dan penandatanganan atau penerjemahan akta jika ada.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa pemeriksaan isi dan pelaksanaan prosedur formal perlu berjalan bersama. Kesiapan dokumen sebelum pertemuan membantu penghadap memahami tindakan yang dilakukan, tetapi tidak menggantikan tanggung jawab notaris untuk memenuhi ketentuan jabatan.
Bila kendalanya adalah kemampuan bahasa penghadap, gunakan panduan pihak tidak memahami bahasa akta agar kebutuhan penerjemahan dibahas sebelum jadwal pembacaan.
Kesimpulan
Pembacaan akta notaris pada prinsipnya merupakan kewajiban yang diatur undang-undang. Pengecualian tersedia apabila penghadap telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isi akta serta memenuhi persyaratan formal yang ditetapkan.
Meski pengecualian digunakan, kepala akta, komparasi, penjelasan pokok akta, dan penutup tetap harus dibacakan. Sebelum menandatangani, penghadap sebaiknya memeriksa identitas, kewenangan, isi tindakan hukum, dan perubahan terakhir dokumen. Jika ada bagian yang belum dipahami, meminta penjelasan sebelum tanda tangan merupakan langkah yang lebih tepat daripada hanya mengandalkan pembacaan atau paraf formal.
Persiapkan Pemeriksaan Akta Sebelum Penandatanganan
Jika Anda sedang menyiapkan akta perusahaan atau perjanjian bisnis di Bali, Bali Legal ID dapat menjadi titik awal konsultasi mengenai persiapan dokumen dan kebutuhan layanan notaris yang relevan.
Sampaikan jenis akta, identitas pihak, dokumen pendukung, dan pertanyaan mengenai prosedur pembacaan. Penerapan pengecualian serta pelaksanaan persyaratan formal tetap perlu dinilai oleh notaris yang menangani akta.
Untuk membahas dokumen dan langkah yang sesuai dengan kebutuhan Anda, lihat layanan notaris untuk pemeriksaan dan persiapan akta dan siapkan berkas yang relevan sebelum konsultasi.
Baca Juga: / Read More: Persiapan Konsultasi Notaris untuk Transaksi Bisnis dan Properti
FAQ pembacaan akta
Apakah notaris wajib membacakan semua akta?
Pada prinsipnya notaris berkewajiban membacakan akta sesuai Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-Undang Jabatan Notaris. Namun, Pasal 16 ayat (7) mengatur pengecualian bersyarat bagi penghadap yang telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isinya.
Apakah akta boleh tidak dibacakan jika penghadap sudah membacanya sendiri?
Pengecualian dapat berlaku jika seluruh syarat yang ditetapkan Pasal 16 ayat (7) dipenuhi, termasuk kehendak penghadap, pernyataan pada penutup akta, dan paraf setiap halaman minuta oleh pihak yang ditentukan. Bagian tertentu tetap harus dibacakan menurut ayat (8).
Bagian apa yang tetap harus dibacakan oleh notaris?
Pasal 16 ayat (8) menyebut kepala akta, komparasi, penjelasan pokok akta secara singkat dan jelas, serta penutup akta sebagai bagian yang tidak tercakup dalam pengecualian pembacaan.
Apakah akta otomatis batal jika tidak dibacakan?
Tidak tepat menyimpulkan semua akta otomatis batal. Pasal 16 ayat (9) mengatur bahwa jika syarat tertentu tidak dipenuhi, akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan. Pasal 16 ayat (10) memberikan pengecualian untuk pembuatan akta wasiat. Akibat kasus konkret memerlukan penilaian hukum.
Apakah penghadap asing tetap perlu memahami isi akta?
Ya. Jika penghadap tidak memahami bahasa akta, Pasal 43 ayat (2) mengatur kewajiban notaris menerjemahkan atau menjelaskan isinya dalam bahasa yang dimengerti penghadap. Masalah bahasa harus diperiksa selain prosedur pembacaan.