Perbedaan minuta dan salinan akta terletak pada kedudukan dan fungsinya. Minuta akta merupakan dokumen asli yang pada umumnya disimpan sebagai bagian dari protokol notaris, sedangkan salinan akta merupakan reproduksi lengkap isi akta yang dikeluarkan berdasarkan minuta. Keduanya tidak boleh disamakan dengan fotokopi biasa.
Bagi pemilik perusahaan atau investor di Bali, perbedaan ini berguna ketika mengurus administrasi perseroan, menyiapkan berkas perjanjian, atau memeriksa dokumen yang diminta pihak lain. Dokumen yang disimpan notaris tidak selalu sama dengan dokumen yang perlu disampaikan kepada penerima berkas.
Apa Perbedaan Minuta dan Salinan Akta?
Minuta adalah asli akta yang menjadi dasar penyimpanan dan penerbitan dokumen tertentu oleh notaris. Salinan akta memuat keseluruhan isi akta dan mempunyai keterangan sebagai salinan yang sama bunyinya.
Berdasarkan catatan status Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 pada JDIH BPK, peraturan tersebut berlaku dan mengubah Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.
Perubahan undang-undang tersebut memuat definisi yang membedakan minuta, salinan, kutipan, dan grosse. Karena itu, istilah-istilah tersebut sebaiknya digunakan sesuai jenis dokumen yang benar-benar dimaksud.
Minuta Akta: Dokumen Asli dalam Protokol Notaris
Menurut Pasal 1 angka 8 Undang-Undang Jabatan Notaris sebagaimana diubah melalui UU Nomor 2 Tahun 2014, minuta akta merupakan asli akta yang memuat tanda tangan para penghadap, saksi, dan notaris serta disimpan sebagai bagian dari protokol notaris.
Dengan demikian, minuta tidak tepat dipahami hanya sebagai cetakan pertama atau lembar dokumen yang kebetulan mempunyai tanda tangan basah. Kedudukannya ditentukan oleh ketentuan jabatan notaris.
Mengapa minuta disimpan?
Penyimpanan minuta mempunyai fungsi penting dalam menjaga dokumen asal yang menjadi dasar penerbitan grosse, salinan, dan kutipan akta.
Menurut Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Jabatan Notaris, protokol notaris merupakan kumpulan dokumen yang menjadi arsip negara dan harus disimpan serta dipelihara sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Hal tersebut membedakan protokol notaris dari arsip administratif biasa milik perusahaan. Pengelolaan dokumen dalam protokol mempunyai dasar kewenangan dan tanggung jawab tersendiri.
Pasal 16 ayat (1) huruf b dan d Undang-Undang Jabatan Notaris sebagaimana diubah melalui UU Nomor 2 Tahun 2014 mengatur kewajiban membuat dan menyimpan minuta akta sebagai bagian dari protokol, serta mengeluarkan grosse, salinan, atau kutipan akta berdasarkan minuta.
Karena itu, perusahaan yang membutuhkan dokumen berdasarkan suatu akta sebaiknya terlebih dahulu memastikan jenis dokumen yang benar-benar diperlukan.
Apakah semua akta memiliki minuta yang disimpan?
Tidak tepat menganggap seluruh bentuk akta selalu mengikuti pola penyimpanan minuta yang identik.
Pasal 16 ayat (2) Undang-Undang Jabatan Notaris menyatakan bahwa kewajiban menyimpan minuta akta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tidak berlaku ketika notaris mengeluarkan akta in originali.
Jenis dan keadaan akta in originali perlu diperiksa menurut ketentuan yang relevan. Pengecualian tersebut tidak boleh diterapkan begitu saja kepada semua akta yang diterbitkan notaris.
Salinan Akta: Dokumen Lengkap Berdasarkan Minuta
Menurut Pasal 1 angka 9 Undang-Undang Jabatan Notaris, salinan akta merupakan salinan kata demi kata dari seluruh akta dengan keterangan pada bagian bawah bahwa dokumen diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya.
Ciri utama salinan adalah cakupannya yang lengkap. Salinan akta tidak dimaksudkan sebagai ringkasan bebas atau penjelasan yang hanya menyebut pokok isi akta.
Bagaimana salinan digunakan oleh perusahaan?
Dalam kebutuhan bisnis, salinan akta dapat menjadi salah satu dokumen yang diminta untuk pemeriksaan administratif, transaksi, atau pencocokan informasi perseroan.
Sebagai contoh, perusahaan dapat diminta menunjukkan dokumen pendirian atau perubahan untuk membantu pihak lain memahami identitas dan struktur perusahaan. Dalam keadaan tersebut, pihak penerima perlu menjelaskan jenis dokumen yang dibutuhkan.
Apabila persyaratan menyebut salinan akta, perusahaan tidak sebaiknya berasumsi bahwa hasil pemindaian yang tidak diketahui asal-usulnya pasti memenuhi permintaan tersebut.
Salinan resmi dan fotokopi salinan adalah dua bentuk yang perlu dibedakan. Penerimaan fotokopi, hasil pemindaian, atau berkas digital bergantung pada kebutuhan administratif dan ketentuan pihak yang menerimanya.
Apa hubungan salinan dengan minuta?
Minuta menjadi dokumen asal, sedangkan salinan memuat isi akta berdasarkan dokumen tersebut. Perbedaan kedudukan ini menjelaskan mengapa kehilangan salinan yang disimpan suatu perusahaan tidak otomatis berarti minuta dalam protokol juga hilang.
Namun, keberadaan minuta serta kewenangan penerbit salinan tetap harus diperiksa pada keadaan konkret. Tidak setiap permintaan dokumen dapat dipenuhi hanya dengan menyebut nomor akta.
Kutipan dan Grosse Akta: Mengapa Berbeda?
Selain minuta dan salinan, undang-undang mengenal istilah kutipan akta dan grosse akta. Keduanya tidak boleh dianggap sebagai nama lain untuk salinan lengkap.
Kutipan akta memuat bagian tertentu
Berdasarkan Pasal 1 angka 10 Undang-Undang Jabatan Notaris, kutipan akta memuat kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian akta, disertai keterangan sebagai kutipan.
Dengan demikian, perbedaannya dengan salinan terletak pada cakupan teks. Salinan mencakup seluruh akta, sementara kutipan hanya memuat bagian yang menjadi objek kutipan.
Apabila suatu pihak meminta informasi tertentu dari akta, jangan langsung menyimpulkan bahwa kutipan selalu cukup. Persyaratan penerima dan hak pihak yang meminta tetap perlu diperiksa.
Grosse akta mempunyai fungsi khusus
Menurut Pasal 1 angka 11 Undang-Undang Jabatan Notaris, grosse akta merupakan salah satu salinan akta pengakuan utang yang memiliki kepala akta khusus dan kekuatan eksekutorial.
Oleh karena itu, grosse tidak dapat diperlakukan sebagai salinan biasa yang hanya diberi judul berbeda.
Pemilik usaha atau investor tidak perlu meminta grosse hanya karena menganggap istilah tersebut lebih resmi. Relevansinya harus dinilai berdasarkan jenis akta, tujuan penggunaan, dan ketentuan yang berlaku.
Tabel Perbandingan Dokumen Akta Notaris
Tabel berikut memperlihatkan perbedaan praktis keempat istilah agar pembaca dapat mengenali dokumen yang dibutuhkan sebelum mengajukan permintaan kepada notaris.
| Jenis dokumen | Cakupan atau bentuk | Fungsi utama | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|---|---|
| Minuta akta | Asli akta yang memuat tanda tangan pihak terkait | Dokumen asal dalam protokol notaris | Ketentuan penyimpanan dan pengecualian akta in originali |
| Salinan akta | Reproduksi kata demi kata dari seluruh akta | Dokumen lengkap berdasarkan minuta | Asal penerbitan dan kecocokan isi |
| Kutipan akta | Reproduksi satu atau beberapa bagian akta | Menyajikan bagian tertentu dari akta | Apakah kutipan memenuhi kebutuhan penerima |
| Grosse akta | Salinan khusus sesuai pengertian undang-undang | Fungsi eksekutorial pada keadaan yang ditentukan | Jenis akta dan persyaratan penerbitannya |
Tabel tersebut bukan berarti setiap jenis dokumen dapat diminta secara bebas oleh siapa pun. Pilihan bentuk dokumen harus mempertimbangkan kepentingan hukum pemohon, kewenangan penerbit, dan tujuan penggunaannya.
Siapa yang Dapat Memperoleh Salinan atau Kutipan?
Mengetahui isi atau nomor akta tidak otomatis memberikan hak kepada seseorang untuk memperoleh dokumen yang tersimpan dalam protokol notaris.
Pasal 54 Undang-Undang Jabatan Notaris sebagaimana diubah melalui UU Nomor 2 Tahun 2014 mengatur pembatasan pemberian atau pemberitahuan isi akta kepada pihak yang berkepentingan langsung, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
Bagi perusahaan, pemeriksaan juga perlu mempertimbangkan siapa yang sedang mengajukan permintaan dan apakah ia memiliki kewenangan bertindak untuk badan hukum tersebut.
Apabila pemohon merupakan wakil perusahaan, siapkan informasi mengenai kedudukannya dan dokumen pendukung yang relevan. Apabila pemohon bertindak untuk kepentingan pihak lain, dasar hubungan atau perwakilannya perlu dijelaskan.
Tidak tepat menyimpulkan bahwa setiap pemegang saham, mantan pengurus, karyawan, atau pihak ketiga selalu berhak menerima salinan hanya karena pernah berhubungan dengan perusahaan.
Pemeriksaan Dokumen untuk Kebutuhan Perusahaan
Saat perusahaan di Bali mempersiapkan administrasi atau transaksi, mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan dokumennya, bukan sekadar meminta seluruh arsip notaris.
Tentukan dokumen yang diminta
Apakah pihak penerima membutuhkan isi akta secara lengkap, bagian tertentu, atau bukti administratif yang diterbitkan melalui proses berbeda?
Pertanyaan tersebut perlu dijawab sebelum menentukan apakah perusahaan sebaiknya menyiapkan salinan akta, kutipan, atau dokumen lainnya.
Cocokkan identitas dokumen
Periksa nama notaris, nomor dan tanggal akta, nama pihak terkait, serta tujuan penggunaan dokumen. Jangan menggunakan keterangan yang hanya diperkirakan ketika informasi dokumen sebenarnya masih bisa ditelusuri.
Apabila perusahaan memiliki beberapa akta perubahan, identifikasi akta yang relevan dengan kebutuhan penerima agar tidak menyerahkan dokumen yang tidak menjawab tujuan pemeriksaan.
Periksa bentuk berkas yang tersedia
Dokumen dalam arsip internal mungkin berupa salinan resmi, fotokopi, atau hasil pemindaian. Bedakan bentuk-bentuk tersebut dalam catatan administrasi perusahaan.
Jangan mengubah nama berkas menjadi salinan resmi apabila sumber dan bentuk dokumennya belum dapat dipastikan.
Klarifikasi kebutuhan kepada pejabat yang relevan
Jika belum jelas apakah diperlukan salinan lengkap atau kutipan, mintalah penjelasan kepada pihak penerima atau notaris yang berwenang.
Untuk permintaan dokumen yang berkaitan dengan protokol, pemeriksaan hak pemohon perlu dilakukan sebelum penerbitan. Tidak perlu menetapkan sendiri persyaratan universal yang mungkin berbeda menurut jenis akta dan keadaan para pihak.
Ilustrasi Penggunaan pada Administrasi Perusahaan di Bali
Sebuah PT di Bali akan mengadakan kerja sama dengan pihak lain. Dalam daftar dokumen, calon mitra meminta salinan akta pendirian perusahaan dan dokumen perubahan yang relevan.
Pengurus menemukan berkas hasil pemindaian akta pendirian serta beberapa dokumen perubahan. Namun, tidak semua berkas mempunyai bentuk atau sumber yang jelas.
Langkah awal yang tepat adalah membuat daftar nomor dan tanggal akta yang tersedia, mengidentifikasi dokumen mana yang merupakan salinan resmi, serta meminta kejelasan mengenai bentuk yang diterima calon mitra.
Jika perusahaan hanya memerlukan informasi dari bagian tertentu suatu akta, kemungkinan penggunaan kutipan dapat dibahas. Namun, apabila pihak penerima secara khusus meminta salinan lengkap, tidak tepat menggantinya dengan kutipan tanpa memperoleh kejelasan terlebih dahulu.
Perusahaan juga tidak perlu menganggap minuta harus diminta dari notaris untuk dilampirkan pada setiap proses administrasi. Kedudukan minuta sebagai dokumen asal dalam protokol berbeda dari fungsi salinan yang diterbitkan berdasarkan minuta.
Contoh tersebut hanya menggambarkan cara memilah dokumen. Tidak ada jaminan bahwa bentuk tertentu akan diterima oleh semua instansi, bank, atau mitra usaha.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Kesalahan pertama adalah menganggap minuta dan salinan mempunyai kedudukan yang sama hanya karena keduanya memuat isi akta yang berkaitan.
Kesalahan kedua adalah menyamakan salinan resmi dengan hasil fotokopi atau pemindaian tanpa memeriksa asal dokumen.
Kesalahan ketiga adalah mengira kutipan selalu dapat menggantikan salinan lengkap meskipun penerima membutuhkan seluruh isi akta.
Kesalahan keempat adalah menggunakan istilah grosse untuk semua dokumen notaris yang dianggap penting, tanpa memahami fungsi khususnya.
Kesalahan kelima adalah menyatakan bahwa seluruh akta selalu disimpan dalam bentuk minuta tanpa mempertimbangkan pengecualian akta in originali.
Kesalahan terakhir adalah menganggap setiap orang yang mengetahui informasi akta otomatis berhak memperoleh salinan atau kutipan. Pembatasan akses tetap perlu diperhatikan.
Kesimpulan
Perbedaan minuta dan salinan akta terletak pada kedudukan dokumen dalam sistem kenotariatan. Minuta merupakan dokumen asli yang pada umumnya disimpan sebagai bagian dari protokol, sedangkan salinan merupakan reproduksi lengkap akta yang dikeluarkan berdasarkan minuta.
Kutipan akta memuat bagian tertentu, sedangkan grosse mempunyai bentuk serta akibat hukum khusus yang tidak dapat disamakan dengan salinan biasa. Pengecualian akta in originali juga perlu diperhatikan ketika membahas kewajiban penyimpanan minuta.
Bagi pemilik bisnis dan investor, langkah terpenting adalah mengidentifikasi jenis dokumen yang dibutuhkan, memeriksa bentuk dokumen yang tersedia, dan memastikan permintaan diajukan melalui pihak yang berwenang sesuai ketentuan.
Konsultasikan Kebutuhan Minuta, Salinan, atau Kutipan Akta
Sedang mempersiapkan dokumen perusahaan untuk administrasi, kerja sama, atau pemeriksaan legalitas? Pastikan terlebih dahulu apakah dokumen yang diperlukan berupa salinan akta lengkap, kutipan, atau dokumen administratif lainnya.
Anda dapat mengajukan konsultasi melalui Bali Legal ID mengenai kebutuhan dokumen perusahaan dan layanan notaris di Bali. Jenis dokumen, kewenangan pemohon, dan proses penerbitan yang relevan perlu dikonfirmasi berdasarkan keadaan serta ketentuan yang berlaku.
FAQ
Apa perbedaan utama minuta dan salinan akta?
Minuta adalah asli akta yang memuat tanda tangan pihak terkait dan pada umumnya disimpan sebagai bagian dari protokol notaris. Salinan merupakan reproduksi kata demi kata dari keseluruhan akta dengan keterangan kesamaan bunyi. Terdapat pengecualian penyimpanan minuta untuk akta in originali menurut ketentuan undang-undang.
Apakah minuta akta diberikan kepada perusahaan?
Minuta pada umumnya menjadi bagian dari protokol notaris. Untuk kebutuhan administrasi, perusahaan perlu memastikan apakah dokumen yang diminta sebenarnya adalah salinan akta atau dokumen lain. Tidak tepat menganggap minuta harus diserahkan untuk setiap kebutuhan perusahaan.
Apakah fotokopi sama dengan salinan akta?
Tidak otomatis. Salinan akta memiliki definisi dan bentuk keterangan tersendiri menurut Undang-Undang Jabatan Notaris. Fotokopi atau hasil pemindaian harus diperiksa penerimaannya berdasarkan kebutuhan dan ketentuan yang relevan.
Apa perbedaan salinan dan kutipan akta?
Salinan mencakup keseluruhan isi akta, sedangkan kutipan mencakup satu atau beberapa bagian akta secara kata demi kata. Jenis yang diperlukan harus disesuaikan dengan persyaratan penerima dokumen.
Apakah grosse akta sama dengan salinan biasa?
Tidak. Grosse mempunyai pengertian dan fungsi khusus menurut Undang-Undang Jabatan Notaris, termasuk kaitan dengan kekuatan eksekutorial. Tidak semua salinan akta dapat diperlakukan sebagai grosse.
Apakah semua akta notaris wajib disimpan sebagai minuta?
Pasal 16 ayat (2) Undang-Undang Jabatan Notaris memberikan pengecualian kewajiban penyimpanan minuta untuk akta in originali. Penerapannya harus diperiksa berdasarkan jenis akta dan ketentuan terkait.
Apakah siapa saja dapat meminta salinan akta?
Tidak otomatis. Pasal 54 Undang-Undang Jabatan Notaris membatasi pemberian atau pemberitahuan isi akta berdasarkan hubungan dan kepentingan hukum pihak yang meminta, dengan memperhatikan pengecualian menurut peraturan perundang-undangan.
Rujukan & Referensi
- Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Jabatan Notaris — jdih.kemenkeu.go.id
- Status Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 — peraturan.bpk.go.id
Rekomendasi Artikel Berikutnya
- memahami fungsi dan kewenangan notaris — balilegalid.co.id
- panduan dokumen yang memerlukan notarisasi — balilegalid.co.id
- perbedaan legalisasi dan waarmerking — balilegalid.co.id