Perbedaan utama akta di bawah tangan dan autentik terletak pada cara pembuatannya serta kedudukan dokumen sebagai alat bukti. Akta di bawah tangan umumnya dibuat dan ditandatangani langsung oleh para pihak, sedangkan akta autentik harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan hukum oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang.
Keduanya dapat digunakan dalam hubungan hukum, tetapi tidak selalu dapat saling menggantikan. Untuk beberapa tindakan, bentuk dokumen tertentu diperlukan berdasarkan peraturan. Dalam transaksi lain, pilihan bentuk akta bergantung pada kebutuhan para pihak dan pengelolaan risiko pembuktian.
Bagi pemilik usaha dan investor di Bali, perbedaan tersebut penting sebelum menandatangani perjanjian jasa, kerja sama bisnis, dokumen perusahaan, atau transaksi yang melibatkan aset bernilai besar.
Apa Perbedaan Akta di Bawah Tangan dan Autentik?
Menurut penjelasan Badan Pembinaan Hukum Nasional mengenai pembuktian tertulis, Pasal 1867 KUHPerdata membedakan pembuktian melalui tulisan autentik dan tulisan di bawah tangan.
Perbandingan berikut menunjukkan perbedaan yang perlu dipahami sebelum menentukan jenis dokumen.
| Aspek | Akta di bawah tangan | Akta autentik |
|---|---|---|
| Pembuatan | Dibuat dan ditandatangani para pihak | Dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang |
| Bentuk | Mengikuti kesepakatan dan persyaratan hukum yang berlaku | Harus memenuhi bentuk dan tata cara yang ditentukan hukum |
| Keterlibatan pejabat | Tidak diperlukan untuk pembentukan biasa | Merupakan unsur penting pembentukan akta |
| Pembuktian | Dapat dipengaruhi pengakuan atau penyangkalan dokumen | Memiliki kekuatan pembuktian khusus menurut hukum |
| Penggunaan | Perjanjian yang tidak diwajibkan berbentuk akta autentik | Tindakan yang wajib atau dipilih untuk dituangkan secara autentik |
| Risiko utama | Sengketa keaslian tanda tangan, kewenangan, dan isi dokumen | Cacat kewenangan, bentuk, prosedur, atau persoalan substansi transaksi |
Perbedaan tersebut tidak berarti bahwa setiap perjanjian di bawah tangan tidak sah atau setiap akta autentik menjamin transaksi bebas sengketa.
Keabsahan perjanjian, pemenuhan formalitas, dan kekuatan pembuktian merupakan persoalan yang saling berhubungan tetapi harus dinilai secara terpisah.
Apa Itu Akta di Bawah Tangan?
Akta di bawah tangan adalah dokumen yang dibuat dan ditandatangani oleh para pihak untuk mencatat perbuatan atau hubungan hukum tanpa proses pembuatan akta oleh pejabat umum.
Menurut uraian BPHN mengenai akta di bawah tangan, dokumen tersebut pada dasarnya dibuat dan ditandatangani para pihak tanpa perantaraan pejabat umum dalam pembuatan aktanya.
Contohnya dapat berupa perjanjian jasa, kerja sama operasional, atau kesepakatan pembayaran yang dibuat langsung oleh pihak-pihak terkait, sepanjang perbuatan hukum tersebut tidak diwajibkan menggunakan bentuk khusus.
Apakah perjanjian di bawah tangan sah?
Tidak adanya notaris tidak otomatis membuat suatu perjanjian tidak sah. Pemeriksaan keabsahan perlu mempertimbangkan kesepakatan, kecakapan atau kewenangan para pihak, objek perjanjian, tujuan yang dibenarkan hukum, serta formalitas khusus apabila dipersyaratkan.
Sebagai contoh, dua perusahaan dapat menyusun kontrak jasa secara langsung. Namun, sebelum menggunakannya, kedua pihak perlu memastikan orang yang menandatangani memang berwenang bertindak untuk perusahaan masing-masing.
Apabila peraturan khusus mewajibkan suatu tindakan dibuat dalam akta autentik, dokumen di bawah tangan tidak boleh diasumsikan memenuhi persyaratan tersebut hanya karena seluruh pihak telah menandatanganinya.
Risiko yang perlu diperiksa
Persoalan dapat muncul ketika salah satu pihak menyangkal tanda tangan, mempertanyakan kewenangan penandatangan, atau memiliki penafsiran berbeda terhadap kewajiban kontraktual.
Karena itu, penyusunan dokumen sebaiknya mencakup identitas pihak, objek, hak dan kewajiban, ketentuan pembayaran, jangka waktu, penyelesaian perselisihan, serta lampiran yang benar-benar relevan.
Apa Itu Akta Autentik?
Akta autentik merupakan dokumen yang dibuat sesuai bentuk hukum tertentu oleh atau di hadapan pejabat umum yang memiliki kewenangan untuk tindakan tersebut.
Dalam penjelasan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mengenai akta autentik, Pasal 1868 KUHPerdata dijelaskan sebagai dasar bahwa akta autentik dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang.
Berdasarkan Pasal 15 ayat (1) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, notaris berwenang membuat akta autentik mengenai perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diwajibkan peraturan perundang-undangan atau dikehendaki pihak berkepentingan, sepanjang kewenangan tersebut tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain.
Artinya, keterlibatan notaris harus diperiksa berdasarkan jenis tindakan, lingkup kewenangan, dan tata cara yang berlaku. Untuk tindakan tertentu, pejabat lain dapat mempunyai kewenangan khusus.
Mengapa bentuk dan kewenangan pejabat penting?
Tidak cukup hanya mencantumkan nama notaris pada dokumen. Akta harus dibuat melalui prosedur yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Menurut penjelasan DJKN mengenai Pasal 1869 KUHPerdata, akta yang tidak memenuhi ketentuan autentik karena pejabat tidak berwenang atau cacat bentuk dapat mempunyai kekuatan sebagai tulisan di bawah tangan apabila ditandatangani para pihak.
Namun, kemungkinan memiliki kekuatan sebagai tulisan di bawah tangan tidak berarti seluruh akibat hukum dari tindakan yang memerlukan formalitas khusus otomatis terpenuhi.
Oleh sebab itu, kewenangan pejabat dan kelengkapan formalitas perlu diperiksa sebelum akta digunakan dalam transaksi penting.
Perbedaan Kekuatan Pembuktian Kedua Jenis Akta
Salah satu alasan penting memilih bentuk akta adalah kebutuhan pembuktian apabila kemudian terjadi perbedaan pendapat atau sengketa.
Dalam penjelasan BPHN mengenai Pasal 1870 KUHPerdata, akta autentik dijelaskan mempunyai kekuatan pembuktian sempurna mengenai apa yang dimuat di dalamnya bagi pihak-pihak yang ditentukan ketentuan pembuktian.
Kekuatan pembuktian tersebut tidak berarti semua pernyataan komersial di dalam akta pasti benar secara faktual, seluruh kewajiban akan dipenuhi, atau dokumen tidak mungkin dipersoalkan melalui mekanisme hukum.
Bagaimana jika tanda tangan pada akta di bawah tangan diakui?
Pengakuan tanda tangan dan isi dokumen merupakan faktor penting dalam pembuktian akta di bawah tangan.
Menurut penjelasan BPHN mengenai Pasal 1875 KUHPerdata, akta di bawah tangan yang diakui oleh pihak terhadap siapa tulisan tersebut digunakan dapat mempunyai kekuatan pembuktian sempurna dalam lingkup yang ditentukan hukum.
Dengan demikian, tidak tepat menyatakan bahwa akta di bawah tangan selalu tidak memiliki kekuatan pembuktian yang berarti.
Sebaliknya, ketika tanda tangan atau keaslian dokumen dipersoalkan, mungkin diperlukan pemeriksaan pembuktian tambahan sesuai keadaan sengketa.
Kekuatan pembuktian bukan jaminan pelaksanaan kontrak
Akta yang disusun secara benar tetap dapat menghadapi masalah pelaksanaan, misalnya keterlambatan pembayaran, pelanggaran kewajiban, atau perbedaan penafsiran klausul.
Bentuk autentik dapat mempunyai fungsi pembuktian yang penting, tetapi kelayakan transaksi tetap membutuhkan pemeriksaan identitas, kewenangan, kemampuan memenuhi kewajiban, dan risiko substantif lainnya.
Kapan Perjanjian Bisnis Perlu Akta Autentik?
Sebelum menentukan pilihan, periksa apakah peraturan yang berlaku mewajibkan bentuk autentik untuk tindakan yang akan dilakukan.
Jika bentuk tersebut diwajibkan, para pihak tidak boleh menggantinya dengan surat di bawah tangan semata-mata untuk menghemat biaya atau mempercepat proses.
Jika tidak terdapat kewajiban bentuk khusus, perusahaan dapat menilai kebutuhan pembuktian dan risiko transaksi sebelum menentukan apakah suatu perjanjian sebaiknya dibuat dalam akta autentik.
Gunakan pertanyaan berikut sebagai dasar pemeriksaan:
- Apakah ada peraturan yang mensyaratkan akta autentik untuk tindakan tersebut?
- Apakah pihak penerima, pemberi pembiayaan, atau mitra transaksi mensyaratkan bentuk dokumen tertentu?
- Apakah transaksi melibatkan hak, kewajiban, atau nilai yang memerlukan tingkat kepastian pembuktian lebih tinggi?
- Apakah seluruh pihak dan wakil perusahaan mempunyai kewenangan yang dapat diperiksa?
- Apakah dokumen sudah mengatur risiko, kewajiban, serta langkah ketika terjadi perselisihan?
Contoh kebutuhan dokumen perusahaan
Untuk pendirian perseroan melalui skema yang mensyaratkan akta notaris, bentuk dokumen harus mengikuti ketentuan khusus pendirian badan hukum yang berlaku. Jangan menganggap seluruh jenis badan usaha mempunyai persyaratan pendirian identik.
Sementara itu, kontrak jasa operasional antara dua perusahaan tidak selalu perlu dibuat dalam akta notaris. Penentuannya bergantung pada objek, persyaratan hukum, kebutuhan penerima, dan pertimbangan risiko.
Untuk transaksi yang berhubungan dengan pengalihan hak atas tanah atau tindakan pertanahan tertentu, periksa kebutuhan akta dan pejabat khusus yang berwenang. Jangan menganggap seluruh tindakan pertanahan dapat menggunakan satu bentuk perjanjian yang sama.
Apakah Legalisasi Mengubah Akta di Bawah Tangan Menjadi Autentik?
Tidak secara otomatis. Legalisasi dan waarmerking merupakan tindakan yang perlu dibedakan dari pembuatan akta autentik.
Dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a dan b Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, kewenangan notaris untuk mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dibedakan dari kewenangan membukukan surat tersebut dalam buku khusus.
Pemisahan kewenangan dalam Pasal 15 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 menunjukkan bahwa pengesahan tanda tangan atau pembukuan surat di bawah tangan tidak dapat begitu saja disamakan dengan pembuatan akta autentik.
Legalisasi berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan kepastian tanggal sesuai kewenangan notaris. Waarmerking berkaitan dengan pembukuan atau pendaftaran surat di bawah tangan.
Kedua tindakan tersebut juga tidak otomatis berarti notaris menjamin semua pernyataan dan kewajiban dalam kontrak benar atau akan terlaksana.
Untuk memahami perbedaannya lebih khusus, baca panduan legalisasi dan waarmerking dokumen bisnis.
Pemeriksaan Sebelum Menandatangani Akta
Baik dokumen dibuat secara langsung oleh para pihak maupun melalui pejabat berwenang, pemeriksaan substansi tetap penting.
Periksa identitas dan kewenangan penandatangan
Cocokkan nama, identitas, dan kedudukan setiap pihak. Jika penandatangan bertindak mewakili perusahaan, periksa dasar kewenangannya.
Jangan menyimpulkan bahwa seseorang berhak menandatangani kontrak hanya karena menggunakan jabatan atau kartu nama perusahaan.
Periksa isi dan tujuan perjanjian
Pastikan objek dan kewajiban dapat dipahami, jangka waktu sesuai kesepakatan, serta pembagian tanggung jawab tidak saling bertentangan.
Untuk transaksi bernilai signifikan, perhatian khusus dapat diberikan pada ketentuan pembayaran, pembatalan, wanprestasi, penyelesaian perselisihan, dan penggunaan jaminan apabila ada.
Jika terdapat dokumen lampiran, pastikan lampiran tersebut disebutkan dan diidentifikasi secara konsisten.
Periksa bentuk dokumen dan penyimpanannya
Pastikan apakah dokumen memerlukan akta autentik, cukup ditandatangani para pihak, atau membutuhkan tindakan notaris tertentu terhadap surat di bawah tangan.
Setelah penandatanganan, lakukan pencatatan dokumen, tanggal, pihak yang menyimpan asli atau salinan, dan lokasi arsip perusahaan.
Contoh Penggunaan untuk Bisnis di Bali
Perjanjian jasa operasional
Sebuah perusahaan di Bali bekerja sama dengan penyedia layanan pemeliharaan bangunan. Para pihak telah menyepakati ruang lingkup, harga, jadwal, dan tanggung jawab.
Jika tidak ada ketentuan yang mewajibkan bentuk autentik, perusahaan dapat mempertimbangkan perjanjian di bawah tangan dengan klausul yang jelas dan penandatangan yang berwenang.
Apabila kemudian diperlukan pengesahan tanda tangan, perusahaan dapat mendiskusikan tindakan notaris yang sesuai tanpa berasumsi bahwa legalisasi membuat seluruh kontrak menjadi akta autentik.
Kesepakatan investasi
Pemilik perusahaan dan calon investor sedang menyusun dokumen kerja sama yang berkaitan dengan pemberian dana dan hak para pihak.
Sebelum memilih bentuk akta, mereka harus mengidentifikasi apakah transaksi tersebut hanya menimbulkan hubungan kontraktual atau juga memerlukan tindakan korporasi dengan formalitas tersendiri.
Apabila terdapat perubahan struktur perseroan atau tindakan hukum lain yang memerlukan prosedur khusus, persyaratan tersebut perlu diperiksa secara terpisah dari kontrak komersial biasa.
Contoh tersebut bersifat ilustratif dan tidak menentukan bentuk akta yang wajib digunakan untuk setiap transaksi investasi.
Untuk surat yang akan dibawa kepada notaris, periksa perbedaan legalisasi dan waarmerking karena kedua tindakan tersebut tidak otomatis mengubah surat menjadi akta autentik.
Kesimpulan
Akta di bawah tangan dan akta autentik mempunyai perbedaan mendasar dalam proses pembuatan dan kedudukan pembuktiannya. Dokumen di bawah tangan tidak otomatis tidak sah, sedangkan akta autentik bukan jaminan bahwa seluruh transaksi bebas risiko.
Langkah yang tepat adalah memeriksa persyaratan bentuk menurut hukum, tujuan penggunaan dokumen, kewenangan pihak yang menandatangani, serta tingkat risiko transaksi.
Bagi perusahaan dan investor di Bali, pemilihan bentuk akta sebaiknya dilakukan sebelum penandatanganan, bukan setelah muncul masalah pembuktian atau sengketa.
Konsultasikan Pilihan Akta untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Memerlukan perjanjian usaha tetapi belum mengetahui apakah cukup menggunakan akta di bawah tangan atau membutuhkan akta autentik? Pemeriksaan awal dapat membantu mengidentifikasi jenis tindakan, kebutuhan dokumen, kewenangan penandatangan, dan formalitas yang relevan.
Anda dapat mengajukan konsultasi melalui Bali Legal ID mengenai layanan notaris dan kebutuhan dokumen bisnis di Bali. Pilihan dokumen dan prosedur akhir harus disesuaikan dengan keadaan transaksi serta peraturan yang berlaku.
Untuk membahas dokumen dan langkah yang sesuai dengan kebutuhan Anda, lihat layanan notaris untuk pemeriksaan dan persiapan akta dan siapkan berkas yang relevan sebelum konsultasi.
Baca Juga: / Read More: Persiapan Konsultasi Notaris untuk Transaksi Bisnis dan Properti
FAQ akta di bawah tangan dan autentik
Apakah akta di bawah tangan mempunyai kekuatan hukum?
Ya, akta di bawah tangan dapat mempunyai akibat hukum dan digunakan sebagai alat bukti. Keabsahan perjanjian dan kekuatan pembuktiannya perlu dinilai berdasarkan syarat hukum yang relevan, pengakuan para pihak, serta keadaan dokumen.
Apakah semua perjanjian harus dibuat di hadapan notaris?
Tidak. Kebutuhan akta notaris tergantung pada jenis perbuatan hukum, ketentuan khusus yang berlaku, dan pilihan para pihak ketika bentuk autentik tidak diwajibkan.
Apakah akta autentik tidak dapat dibatalkan?
Tidak tepat menganggap akta autentik selalu kebal dari persoalan hukum. Sengketa mengenai kewenangan, formalitas, substansi, atau alasan hukum lain tetap perlu dinilai menurut ketentuan yang berlaku.
Apakah akta di bawah tangan yang dilegalisasi menjadi akta autentik?
Tidak otomatis. Legalisasi tanda tangan merupakan tindakan notaris terhadap surat di bawah tangan dan harus dibedakan dari proses pembuatan akta autentik.
Apa perbedaan kekuatan pembuktian akta autentik dan di bawah tangan?
Akta autentik memiliki kedudukan pembuktian khusus berdasarkan hukum. Akta di bawah tangan juga dapat mempunyai kekuatan pembuktian penting, terutama ketika diakui oleh pihak terhadap siapa dokumen digunakan. Penerapan dalam sengketa tetap bergantung pada keadaan dan ketentuan pembuktian.
Apakah menggunakan meterai membuat akta menjadi autentik?
Tidak. Meterai tidak menggantikan persyaratan pembuatan akta oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang. Persoalan pemeteraian dan sifat autentik dokumen merupakan hal berbeda.
Kapan sebaiknya perusahaan meminta pemeriksaan notaris?
Sebaiknya sebelum menandatangani dokumen apabila terdapat ketidakjelasan mengenai kewajiban bentuk autentik, kewenangan para pihak, formalitas transaksi, atau kebutuhan pembuktian. Jenis pemeriksaan harus disesuaikan dengan tindakan yang akan dilakukan.
Rujukan & Referensi
- Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Jabatan Notaris — peraturan.bpk.go.id
- Penjelasan BPHN mengenai kekuatan pembuktian akta di bawah tangan — literasihukum.bphn.go.id
- Penjelasan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mengenai akta autentik — djkn.kemenkeu.go.id
- Penelitian mengenai kekuatan hukum pembuktian dalam perjanjian di bawah tangan — ejournal.unsrat.ac.id
Rekomendasi Artikel Berikutnya
- perbedaan legalisasi dan waarmerking dokumen bisnis — balilegalid.co.id
- fungsi dan batasan waarmerking dokumen bisnis — balilegalid.co.id