Satu transaksi dapat dipakai untuk beberapa pekerjaan: pembukuan, laporan manajemen, dan peninjauan pajak. Jika setiap pekerjaan memakai berkas atau versi berbeda, perusahaan akan berulang kali mencari dokumen dan menjelaskan selisih. Alur dokumen bersama membantu menghubungkan pekerjaan tersebut tanpa menyamakan tujuan masing-masing.
Panduan ini membahas perpindahan data dan tanggung jawab tim. Perlakuan akuntansi maupun pajak untuk transaksi tertentu tetap perlu ditinjau berdasarkan bukti dan keadaan perusahaan.
Mulai dari bukti transaksi
Saat transaksi terjadi, simpan bukti yang menjelaskan pihak, tanggal, jenis transaksi, nilai, serta hubungannya dengan kegiatan usaha. Kaitkan invoice, bukti pembayaran, dan dokumen pendukung jika tersedia. Pembayaran melalui bank saja belum selalu menjelaskan seluruh isi kesepakatan.
Gunakan penamaan berkas yang konsisten dan nomor rujukan yang dapat ditelusuri dari catatan. Untuk daftar dokumen yang lebih rinci, lihat checklist pembukuan bulanan.
Pisahkan pengumpulan, pencatatan, dan peninjauan
| Tahap | Hasil kerja | Pemeriksaan sebelum diteruskan |
|---|---|---|
| Pengumpulan bukti | Berkas transaksi dan daftar kekurangan | Kelengkapan dokumen dan keterkaitan antarberkas |
| Pencatatan | Catatan transaksi dengan rujukan bukti | Periode, klasifikasi, dan transaksi yang tercatat ganda |
| Peninjauan saldo | Daftar selisih serta koreksi yang disetujui | Penjelasan perbedaan dengan data pendukung |
| Penyusunan laporan | Laporan sesuai tujuan dan kerangka yang digunakan | Konsistensi periode dan dasar penyajian |
| Peninjauan pajak | Analisis dan tindak lanjut sesuai transaksi | Dokumen pendukung dan persoalan yang perlu dikonfirmasi |
Gunakan satu daftar persoalan terbuka
Jika invoice belum diterima atau pembayaran belum dapat dihubungkan dengan tagihan, catat persoalannya pada daftar bersama. Sertakan pemilik tugas, dokumen yang ditunggu, dan dampaknya pada pekerjaan berikutnya. Hindari menyelesaikan selisih dengan mengubah angka tanpa penjelasan.
Misalnya, pembelian peralatan memiliki invoice tetapi pembayarannya dilakukan bertahap. Tim perlu mengetahui hubungan antara barang, tagihan, dan pembayaran agar tidak mencatat setiap bukti sebagai transaksi yang tidak saling berkaitan.
Catat koreksi dan versi laporan
Tentukan siapa yang dapat menyetujui koreksi serta bagaimana alasan perubahan disimpan. Jika data diperbarui setelah laporan dibagikan, tandai versi baru dan jelaskan perubahan yang material bagi pembaca. Daftar versi membantu bagian operasional, pemilik, dan pihak yang meninjau pajak memakai data acuan yang sama.
Jangan samakan laporan dengan hasil peninjauan pajak
Laporan keuangan dan pekerjaan pajak saling menggunakan data, tetapi pertanyaan yang dijawab dapat berbeda. Perbedaan perlu dijelaskan melalui peninjauan yang sesuai, bukan diasumsikan selesai hanya karena jumlah pada dua lembar kerja terlihat sama.
Sepakati juga jadwal penyerahan dokumen internal dan mekanisme eskalasi untuk bukti yang terlambat. Jadwal internal sebaiknya memberi ruang bagi pemeriksaan, koreksi, dan persetujuan sebelum hasil digunakan.
Pilih bantuan sesuai tahap yang belum tertangani
Untuk pencatatan, lihat layanan akuntansi. Untuk hasil pelaporan, lihat layanan penyusunan laporan keuangan. Untuk pertanyaan perlakuan pajak, lihat layanan konsultasi pajak. Jelaskan tahap yang sudah dikerjakan tim Anda agar cakupan bantuan dapat dibahas secara tepat.