Sebelum membahas penyusunan atau pemeriksaan dokumen dengan notaris, susun gambaran transaksi yang ingin dilakukan. Percakapan akan lebih terarah jika para pihak, objek transaksi, dan persoalan yang belum disepakati dapat dijelaskan dengan jelas.
Persiapan berikut merupakan bahan konsultasi awal. Kebutuhan dokumen, bentuk akta, kewenangan pihak yang terlibat, dan langkah pengajuan perlu ditentukan berdasarkan transaksi yang sebenarnya.
Jelaskan tujuan transaksi dan tahap pembahasannya
Tuliskan apa yang ingin dicapai: membentuk perusahaan, meninjau perjanjian, menyewakan lahan, atau mempersiapkan transaksi properti. Jelaskan apakah para pihak baru berunding, sudah memiliki draf, atau pernah menandatangani dokumen sebelumnya. Informasi tersebut membantu menghindari pembahasan yang berangkat dari asumsi berbeda.
Sertakan hal yang paling mendesak, misalnya perubahan pihak, perbedaan data, atau klausul yang belum dipahami. Sampaikan pula komitmen yang sudah dibuat, termasuk pembayaran atau tenggat yang telah disepakati.
Siapkan data pihak dan kewenangannya
- Nama para pihak sesuai dokumen identitas yang digunakan.
- Keterangan apakah pihak bertindak untuk diri sendiri, perusahaan, atau mewakili pihak lain.
- Dokumen perusahaan atau dasar perwakilan yang berkaitan, jika ada.
- Daftar pihak yang akan menjelaskan transaksi dan menghadiri pembahasan.
Mintalah konfirmasi dokumen apa yang perlu diperlihatkan dan kapan dokumen asli diperlukan. Jika ada pihak atau dokumen dari luar Indonesia, tanyakan kebutuhan bahasa serta formalitasnya sebelum memesan terjemahan atau menandatangani berkas.
Kelompokkan berkas berdasarkan urutan kejadian
| Kelompok berkas | Keterangan yang membantu |
|---|---|
| Draf dan perjanjian terdahulu | Versi terakhir, tanggal, serta bagian yang berubah |
| Dokumen objek transaksi | Data objek dan bagian yang perlu diperiksa |
| Bukti komunikasi atau pembayaran | Hubungannya dengan kesepakatan yang sedang dibahas |
| Daftar persoalan | Hal yang belum disepakati atau belum dipahami |
Jangan menimpa draf lama tanpa menyimpan versi sebelumnya. Perubahan nilai, jangka waktu, identitas pihak, atau objek transaksi perlu dapat ditelusuri agar pihak yang memeriksa mengetahui apa yang sebenarnya berubah.
Pertanyaan yang sebaiknya diajukan
- Dokumen dan kewenangan pihak mana yang perlu diverifikasi?
- Apakah kebutuhan transaksi ini termasuk ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan?
- Bagian mana yang masih membutuhkan persetujuan para pihak?
- Apa hasil pekerjaan, tahap penandatanganan, dan pengecualian cakupannya?
- Bagaimana penanganan perubahan draf dan penjelasan biaya?
Periksa kembali hasil pembahasan
Sebelum melanjutkan pekerjaan, pastikan Anda memahami dokumen yang masih kurang, keputusan yang harus dibuat, serta pihak yang bertanggung jawab melengkapinya. Jangan menyamakan konsultasi awal dengan kepastian bahwa seluruh aspek transaksi telah diperiksa.
Untuk mengenali jenis dokumen yang dapat dibahas, baca panduan dokumen terkait notaris. Pembahasan biaya tersedia dalam artikel faktor biaya notaris. Untuk kebutuhan pendampingan, lihat layanan notaris Bali.